La Franquicia, una experiencia en la red. 8º entrega.

La Logística

¿Cómo organizar una zona tan extensa en superficie y con un potencial de proveedores enorme?

Cuando aún no existe una gran cantidad de puntos de recogida puedes improvisar; aunque los viajes o rutas no sean tan rentables. Y eso es exactamente lo que hacíamos los lunes a primera hora. Cierto es que la mayor parte del tiempo lo empleábamos en trabajo comercial a través del teléfono, bien para concertar citas o bien para conseguir directamente un nuevo proveedor. En esa primera hora analizábamos las posibles visitas de la semana para recoger la mercancía a cada uno de ellos. Con el tiempo y el incremento exponencial de los puntos de recogida nos vimos desbordados y tuvimos que idear un sistema simple pero efectivo para controlar y ordenar nuestro trabajo. No podíamos dejar a la improvisación el devenir de nuestra empresa. Además, para entonces habíamos contratado a nuestro primer empleado.

Hay que tener en cuenta que teníamos que compaginar trabajo de almacén, trabajo comercial, trabajo administrativo y viajes. ¿Cómo hacían todo ello solamente dos personas?, pues igual que lo hacían otros. Horas y horas de trabajo. Si la jornada comenzaba a las 8 de la mañana, terminaba a las 8 ó 9 de la noche. Tengo que decir que el día se pasaba volando. Era extraordinario, no teníamos un horario determinado o fijo, éramos libres en ese sentido, pero hacíamos tantas horas que nos parecían pocas para nuestro negocio. Supongo que es condición de emprendedor, y sobre todo lo que ya he apuntado con anterioridad, la ilusión de ser tu propio jefe.

Aunque no lo hacíamos nunca, porque no había tiempo, siempre teníamos en mente que en cualquier momento podíamos decir que ese día no trabajábamos y no pasaba nada. No teníamos que rendir cuentas a nadie, solo a nosotros mismos. Después de casi 12 años, creo que esto no lo he podido hacer más que en tres ocasiones. Una que me fui de pesca, otra cuando se casó mi socio, y otra que estuve enfermo. Realmente solo una de ellas cumple la condición de voluntariedad.

Yo soy como Curro Romero, el maestro de Camas, tengo muchos días malos. Por fortuna alguno hay bueno y se me ocurren soluciones tan sencillas y tan efectivas como las que podría tener un niño. Mi madre siempre ha dicho que si quieres llegar a final de mes, tienes que mirar dos cosas, el calendario y el dinero del que puedes disponer.

El calendario es uno de los pocos elementos invariables en el tiempo. Los meses tienen 28, 29, 30 ó 31 días, y esto se viene repitiendo desde que se le ocurrió a alguien. Las semanas laborales, 5 días (al menos para nosotros. Aunque últimamente comienzan a tener 6, y en ocasiones 7).

Bien, ya tenemos algo ordenado. Ahora solo faltaba encajar nuestras labores diarias en este esquema.

Si teníamos ocho rutas principales y tres secundarias, había que analizar cada una de ellas y a cada uno de los proveedores para conocer las necesidades que tenían en la prestación de nuestro servicio.

El sistema empleado hasta ese momento era la llamada telefónica para preguntar si necesitaban que pasásemos a recoger. En ocasiones nos juntábamos con tres buenas recogidas y el resto de relleno para rentabilizar el viaje, pero siempre nos costaba completar la mayoría de las rutas. Recogíamos contenedores donde solamente había 3 ó 4 cartuchos vacíos. Teníamos que conseguir implantar en nuestros proveedores el hábito de la visita periódica en función de sus necesidades para, ayudados de esta estrategia, ordenar nuestras rutas en el tiempo y hacerlas rentables, al tiempo que cuadrábamos todo el sistema de trabajo que teníamos en la empresa.

Y de este modo completamos un calendario de rutas que, si bien al principio hubo que retocar, con el tiempo ha sido una de las mejores soluciones a todos los niveles. Todo está controlado, de forma que cualquier persona de la empresa sabe en todo momento lo que tiene que hacer. El personal de administración conoce cuándo tiene que preparar la ruta y entregarla a los conductores, los conductores saben qué días están de viaje y qué días en el almacén, de este modo tienen organizada su vida laboral y su vida privada. Yo participo en todas y cada una de las tareas diarias, por tanto también sé dónde está cada uno de los trabajadores de la empresa y lo que hacen en todo momento.

La planificación de rutas se hace a seis meses vista. Esta solución nos ayuda con el proveedor que llama preguntando cuándo es la próxima visita. Si tiene lleno el contenedor, nos avisa, y si aún tienen que pasar demasiados días hasta ese momento, intentamos incluirlo en alguna otra ruta vinculada o paralela para darle servicio. Una vez que vas a hacer 300 Km, en un día, te da igual hacer 350, porque sabes que esos 50 de más te otorgan una mayor rentabilidad en ese viaje que en otro exclusivo para ese proveedor.

Con los años, porque esto no es labor de un mes ni dos, conseguimos afianzar ese hábito en la periodicidad de las visitas y que la costumbre del servicio cada cierto tiempo calase en nuestros proveedores, de forma que conseguimos también cambiar la mentalidad del dinero a cambio de cartuchos por la gestión de residuos a cambio de “que me quites esto de aquí”.

Si lo pensamos con calma, nos damos cuenta que un distribuidor de material informático o una empresa, en gestión de residuos tienen objetivos muy parecidos. El distribuidor da un servicio a su cliente (particulares o empresas) que no sabe qué hacer con un cartucho vacío pero si tiene la conciencia de que tiene que reciclar y lo entrega en la tienda. La empresa necesita que un gestor le retire ese residuo porque tiene que mantener los criterios de calidad impuestos por la normativa aplicada y exigida por los auditores de certificaciones ISO.

Después aparecemos nosotros, que para ellos somos no solo el último eslabón en su cadena, sino la solución a este problema.

Esta situación nos da una ventaja añadida en cuanto a una mayor rentabilidad para el negocio. Básicamente nuestro margen se fundamenta en la diferencia entre el precio que pagamos por un cartucho (a veces no se paga nada) y el precio al que vendemos (margen bruto). Supongamos un 40% de margen bruto positivo. La aparición de esa necesidad de gestión de residuos, y en particular los de impresoras, faxes y fotocopiadoras, nos ha permitido introducir un “ingreso recurrente” (expresión tan de moda) que amplia ese margen en una actividad que puede dar muchos más ingresos de este tipo. En estos momentos tenemos varios clientes a los que cobramos por la gestión de este residuo. Como habréis deducido, nuestro margen en aquellas operaciones en las que recogemos cartuchos, cobramos por kilo gestionado más coste de transporte, aquello del 40% pasa a incrementarse de una forma brutal. Obtenemos beneficio por la gestión y por la venta de los cartuchos que son válidos para ello (recuerdo que no todos los modelos de cartuchos vacíos son válidos para poner otra vez en el mercado).

¿Cómo se organiza o prepara una ruta?

Comenzamos llamando unos dos o tres días antes de la fecha prevista. Luego nos dimos cuenta que aquello agobiaba un poco a nuestros proveedores y decidimos hacerlo con una semana de antelación. Así, si surgía algún contratiempo, siempre había tiempo suficiente para avisar.

Como cada una de las rutas está estructurada y localizada por provincias, distritos postales y zonas geográficas, solo tenemos que imprimir el listado que corresponde a esa ruta y una vez marcados los de recogida segura, se llama al resto para completar.

Pero llamar al resto no se hace al azar. Cada proveedor tiene calculados los días que han transcurrido desde que se le visitó la última vez y la frecuencia necesaria de paso. Por ejemplo, un proveedor con una frecuencia de 30 días se marca sin más. Si la frecuencia es de 60 se marca cada dos meses en la ruta y así se hace con todos. Hay veces en que nos llaman sin haber transcurrido el tiempo establecido. No hay problema, lo incluimos en la ruta del mes y se recoge. En ocasiones es al revés, tenemos que retrasar un tiempo la visita a alguno de ellos.

Conociendo como conocemos a todos y cada uno de ellos tenemos perfectamente controlado cuando tenemos que llamar y cuando tenemos que marcarlo sin más. Muy pocas veces erramos en el cálculo de los cartuchos que nos vamos a encontrar en el contenedor.

En una mañana somos capaces de visitar una media de 25 puntos de recogida ( a veces más ) y de ser tan ágiles en el servicio que prestamos que sobre las tres o las cuatro de la tarde hemos llegado a nuestro almacén, descargado, colocado los contenedores para inspeccionar al día siguiente y habernos ido a casa. Creo que las 4 ó las 5 de la tarde es una muy buena hora para tener la tarde libre después de hacer la jornada de trabajo.

Hay rutas cómodas y otras muy pesadas. La peor con diferencia es la de Valladolid. ¡¡ ojo !!, y en esta no tenemos que hacer kilómetros. Pero es la ciudad donde peor se conduce y peor se aparca, comparada con el resto de capitales de Castilla y León.

Creo que estamos de acuerdo en que la mejor de todas es Salamanca, a pesar de la difícil circulación por el casco histórico, que es mucho casco histórico, pero el tráfico está ordenado de forma extraordinaria, además del ambiente que se respira por sus calles.

La más bonita, la de Guijuelo y Béjar a Ciudad Rodrigo (también en la provincia de Salamanca). Una vez recogidos los dos primeros municipios, tienes que atravesar toda la Sierra de Francia (fantástica Sierra de Francia) y a pesar de la carretera, que se las trae, tiene unos paisajes  impresionantes.

Las más largas en kilómetros son, Santander y Villablino, pero también tienen la ventaja de un viaje relajado, 600 y 700 Km, pero maravillosos.

Y de este modo, aplicando la lógica más simple, arreglamos la logística.